Cómo estudiar un arrendatario con criterios escritos y sin puntaje

Lo que pide la Ley 1581 antes de empezar

Antes de recibir un solo documento, el interesado y cada codeudor deben autorizar el tratamiento de sus datos personales, con una finalidad concreta: estudiar la solicitud de arrendamiento de un inmueble determinado. La autorización debe quedar guardada (fecha, hora, quién, para qué) y los documentos deben tener un plazo de conservación: si la solicitud no prospera, se borran en el plazo que la política de datos de la inmobiliaria indique.

Recibir cédulas y desprendibles por WhatsApp, sin autorización y sin plazo, es la forma más común de incumplir la ley sin darse cuenta.

Por qué un número no explica nada

Cuando el propietario pregunta "¿por qué no le arrendaron a esa persona?", la respuesta "sacó 62 sobre 100" no le sirve. Tampoco le sirve al interesado que quiere saber qué le faltó, ni a la inmobiliaria cuando tiene que defender la decisión seis meses después. Una decisión que no se puede explicar con palabras no es una decisión: es un resultado.

Por eso ANDOA no usa un número. Usa criterios escritos que cualquiera del equipo puede leer, aplicar y explicar.

Los criterios

1. Destinación y canon efectivo

Primero, que el uso que se le va a dar al inmueble coincida con lo que el propietario autorizó. Segundo, el canon efectivo: canon más administración más servicios estimados, comparado con los ingresos del grupo que va a pagar. El criterio habitual es que el canon efectivo no supere una fracción de los ingresos (un múltiplo por persona que la inmobiliaria fija por escrito, por ejemplo que los ingresos sean al menos tres veces el canon efectivo).

2. Respaldo según el canon

A mayor canon, mayor respaldo. La inmobiliaria define por escrito, por rangos de canon, qué se exige: un codeudor con finca raíz, un codeudor empleado público o pensionado, o codeudores solventes con ingresos demostrados. Lo importante es que la regla esté escrita antes de recibir la solicitud, no que se decida frente a cada caso.

3. Cada sujeto, con sus datos

Para el interesado y para cada codeudor: ingresos (con el soporte que corresponda a su tipo de vinculación), antigüedad en el empleo o la actividad y reporte declarado en centrales de riesgo. "Declarado" significa que la persona lo informa y autoriza la verificación; la inmobiliaria lo registra y, si tiene la verificación integrada, lo confirma.

4. Codeudores: cantidad, tipo y vínculo

Cuántos se exigen para ese canon, de qué tipo (finca raíz, empleado público, pensionado, solvente) y qué vínculo tienen con el interesado. Un codeudor que no conoce al arrendatario es una señal que conviene anotar.

5. Finca raíz vigente

Cuando el respaldo es finca raíz, se verifica con el certificado de tradición y libertad reciente: que el inmueble exista, que sea del codeudor y que no tenga limitaciones que lo inutilicen como garantía.

Tres salidas, siempre con motivo

• Apta. Cumple todos los criterios. Se indica cuáles y se pasa a contrato.
• Con condiciones. Cumple la mayoría; se indica qué falta (un codeudor adicional, un soporte de ingresos, un depósito) y la solicitud queda a la espera.
• No corresponde. No cumple uno o más criterios y se dice cuáles. No se dice "no pasó el estudio"; se dice "los ingresos del grupo no alcanzan el múltiplo del canon efectivo".

En los tres casos la decisión, el motivo, quién la tomó y cuándo quedan en la bitácora. Si meses después alguien pregunta, la respuesta está escrita.

Qué no hacer

• Pedir fotocopias por WhatsApp sin autorización de datos ni finalidad declarada.
• Decidir "a ojo", por la impresión que dio la persona en la oficina, sin dejar el motivo escrito.
• Guardar documentos de solicitudes rechazadas sin plazo de conservación.
• Cambiar los criterios caso por caso. Si la regla no sirve, se cambia por escrito para todos.

Así funciona el estudio en ANDOA hoy: árbol de criterios escritos, decisión con motivo y bitácora, en todos los planes. Si quiere verlo con una solicitud real, escríbanos.

Este artículo es información general y no constituye asesoría legal. La Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios regulan el tratamiento de datos personales en Colombia.